Il rimborso chilometrico è una delle voci più frequenti nelle fatture dei professionisti, ma la sua corretta gestione fiscale è tutt’altro che semplice. Con la riforma dell’articolo 54 del TUIR, introdotta dal Dlgs 192/2024 in attuazione della legge delega per la riforma fiscale, è stato sancito il principio di onnicomprensività dei redditi di lavoro autonomo. Questo principio stabilisce che tutti i compensi e i rimborsi percepiti dal professionista concorrono alla formazione del reddito, salvo specifiche esclusioni.
La novità più rilevante riguarda i rimborsi analitici: sono esclusi dalla base imponibile solo se rispettano requisiti stringenti di analiticità. La risposta a interpello n. 270/2025 dell’Agenzia delle Entrate ha chiarito che i rimborsi chilometrici calcolati sulla base delle tabelle ACI non soddisfano questo requisito e, pertanto, devono essere tassati.
Quando il rimborso è analitico e quando no
Per essere considerato analitico, il rimborso deve riferirsi a spese effettivamente sostenute dal professionista per lo svolgimento dell’incarico, essere indicato separatamente in fattura e supportato da idonea documentazione che ne attesti la tipologia e la riferibilità all’attività professionale. Un esempio tipico è il rimborso di pedaggi autostradali o parcheggi, documentati da ricevute.
Il rimborso chilometrico calcolato applicando tariffe standard, come quelle ACI, non è analitico perché non si basa su spese effettivamente sostenute ma su parametri forfettari. Di conseguenza, tali rimborsi devono essere inclusi nella base imponibile, assoggettati a IVA e ritenuta d’acconto.
Rimborsi chilometrici e IVA: cosa prevede la normativa
La risposta 270/2025 ribadisce che i rimborsi non analitici, come quelli chilometrici parametrati alle tabelle ACI, devono essere fatturati con applicazione dell’IVA e della ritenuta. Se il rimborso fosse analitico, potrebbe essere escluso dalla ritenuta e dalla tassazione, ma resterebbe comunque soggetto a IVA. Questo aspetto è spesso trascurato, ma è fondamentale per evitare errori che possono generare sanzioni.
Il caso dei contribuenti forfettari: nessuna novità
Per i professionisti in regime forfettario, la situazione non cambia. La normativa di riferimento (legge 190/2014) non è stata modificata e continua a prevedere che tutti i rimborsi, analitici o forfettari, concorrono alla formazione del reddito, con la sola esclusione delle spese anticipate in nome e per conto del cliente. La circolare 5/E del 2021 aveva già chiarito questo principio, che resta valido anche dopo la riforma dell’articolo 54 TUIR.
Pertanto, i contribuenti forfettari devono tassare i rimborsi chilometrici senza eccezioni, indipendentemente dal criterio di calcolo.
Implicazioni operative per i professionisti
La corretta gestione dei rimborsi richiede attenzione nella fase di fatturazione. Per evitare contestazioni, è necessario distinguere tra rimborsi analitici e non analitici, applicare l’IVA quando dovuta e indicare chiaramente le voci in fattura. Inoltre, occorre conservare la documentazione che attesti le spese effettivamente sostenute, soprattutto per i rimborsi esclusi dalla tassazione.
Un errore frequente è considerare i rimborsi chilometrici come spese anticipate: questa interpretazione è errata e può comportare rilievi fiscali. Le spese anticipate sono solo quelle sostenute in nome e per conto del cliente, con fattura intestata al cliente stesso.
Come evitare la tassazione sui rimborsi: il ricarico analitico
Per chi applica il regime ordinario, l’unico modo per evitare la tassazione sui rimborsi è il ricarico analitico, ossia l’addebito puntuale delle spese effettivamente sostenute e documentate. Questo approccio richiede una gestione rigorosa delle spese e una fatturazione dettagliata, ma consente di ridurre il carico fiscale in conformità alla normativa.
Il rimborso chilometrico parametrato alle tabelle ACI, pur essendo pratico e diffuso, non soddisfa i requisiti di analiticità e deve essere trattato come componente del compenso.
Errori da evitare e controlli fiscali
Gli errori più comuni riguardano la mancata applicazione dell’IVA sui rimborsi non analitici, l’omessa indicazione separata in fattura e la confusione tra spese anticipate e rimborsi. L’Agenzia delle Entrate effettua controlli mirati su queste voci, soprattutto in presenza di fatture che includono importi significativi per rimborsi chilometrici.
Per ridurre il rischio di sanzioni, è consigliabile adottare procedure interne che garantiscano la corretta classificazione delle spese e la conformità alle regole fiscali.
Le modifiche normative e i chiarimenti di prassi impongono ai professionisti di rivedere le modalità di fatturazione dei rimborsi. Aggiornare le procedure oggi significa evitare contestazioni e ottimizzare la gestione fiscale. Integrare queste regole nella pianificazione delle attività consente di operare in conformità e di ridurre il rischio di errori.
Agire tempestivamente è la chiave per trasformare un adempimento complesso in un’opportunità di efficienza e trasparenza.
