Ricevere fatture da fornitori abituali per operazioni mai avvenute non è un’eventualità rara. Tuttavia, gestire correttamente questi documenti è cruciale per evitare errori contabili, violazioni fiscali o responsabilità penali. Secondo l’interpretazione dell’Agenzia delle Entrate e la normativa vigente, le fatture riferite a operazioni inesistenti non devono essere registrate. Anzi, la loro registrazione può esporre il contribuente al rischio di configurare il reato di dichiarazione fraudolenta mediante uso di fatture per operazioni inesistenti, previsto dall’articolo 2 del Dlgs 74/2000.

Il principio è chiaro: se la merce non è mai stata spedita né ricevuta, non si configura alcuna operazione economica. La registrazione contabile della fattura in simili circostanze non solo è tecnicamente errata, ma può costituire prova di una condotta fraudolenta in sede penale. Al contrario, evitare la registrazione e conservare documentazione idonea a dimostrare la contestazione rappresenta una misura di tutela efficace.

Nel caso in cui un’impresa riceva una fattura per una partita di merce mai consegnata, è necessario avviare immediatamente una contestazione formale al fornitore. Tale contestazione deve essere dettagliata, puntuale e trasmessa con mezzi che ne assicurino la tracciabilità, come ad esempio la posta elettronica certificata. È opportuno indicare esattamente i riferimenti delle fatture contestate, la data di ricezione e le ragioni per cui si considera inesistente l’operazione sottostante. Va altresì richiesta l’emissione delle relative note di credito a storno, a rettifica dei documenti erroneamente emessi.

L’Agenzia delle Entrate ha precisato, già con la FAQ n. 18 pubblicata il 27 novembre 2018, che il sistema della fatturazione elettronica non prevede la possibilità di rifiutare una fattura in modo automatico. Spetta dunque al soggetto ricevente attivarsi direttamente nei confronti del cedente per segnalare l’errore e chiederne la rettifica. Questo significa che l’assenza di risposta da parte del fornitore non giustifica la registrazione passiva del documento: è il contenuto dell’operazione, non la sola ricezione della fattura, a determinarne la registrabilità.

A fini probatori e per rafforzare la posizione in caso di controlli, è consigliabile conservare copia di tutte le comunicazioni inviate al fornitore, eventuali riscontri ricevuti, documentazione logistica attestante la mancata consegna e ogni altro elemento utile a confermare l’inesistenza dell’operazione. È altrettanto importante che tali elementi siano ordinati, archiviati in modo sistematico e facilmente accessibili.

Lo Studio Beneggi e Associati supporta le imprese nella gestione corretta delle anomalie contabili, nella predisposizione delle comunicazioni formali di contestazione, nella verifica delle posizioni ai fini della compliance contabile e nella prevenzione dei rischi fiscali e penali. Ogni fattura registrata erroneamente può trasformarsi in un’esposizione rilevante: l’unica strategia efficace è l’azione tempestiva e documentata.